Vision 360 dossier
Procédure, parties, dates, passif, actif, social, documents, compta et prochaines actions sur un même axe de lecture.
Module 5
Outils: ce qu'un logiciel métier doit rendre évident
Le legacy Gemarcur suggère un métier piloté par dossiers, référentiels, documents, comptabilité, social, déclarations et intégrations. Une refonte doit simplifier l'expérience sans effacer la complexité utile.
Fonctions attendues
Worklists par rôle
Collaborateur social, comptable, juriste, mandataire signataire: chacun doit voir les dossiers où une action est attendue.
GED structurée
Documents classés par contexte, liés aux objets, avec modèles, destinataires, historiques d'envoi et preuves.
Comptabilité dossier
Écritures, comptes, brouillard, rapprochement, paiements et distributions ne doivent pas être dissociés du mandat.
Intégrations externes
BODACC, greffe, AGS/CGEA, courrier recommandé, exports, institutions: les interfaces créent des obligations de suivi.
Audit trail
Qui a saisi, importé, modifié, validé, envoyé, payé ou archivé; avec date, source et motif quand l'action est sensible.
flowchart TB
Dossier["Vision 360 mandat"] --> Passif["Module passif"]
Dossier --> Social["Module social"]
Dossier --> Actif["Module actif"]
Dossier --> GED["GED contextuelle"]
Dossier --> Ledger["Comptabilité mandat"]
Passif --> Worklist["Worklists et alertes"]
Social --> Worklist
Actif --> Worklist
GED --> Audit["Audit trail"]
Ledger --> Audit
Worklist --> Reporting["Reporting de risques"]
Audit --> Reporting
Modèle produit recommandé
| Couche | But | Signal d'une bonne conception |
|---|---|---|
| Case management | Porter le mandat et son cycle de vie | Un utilisateur comprend l'état du dossier en moins d'une minute |
| Référentiel parties | Éviter doublons et destinataires incohérents | Une personne peut avoir plusieurs rôles sans être ressaisie |
| Passif | Vérifier, contester, admettre, payer | Chaque montant a un statut et une preuve |
| Social | Produire les relevés et suivre garanties | Le circuit AGS est visible de bout en bout |
| Documents | Générer, envoyer, classer, prouver | Un document est lié à un événement métier, pas seulement à un dossier |
| Reporting | Rendre les risques et échéances pilotables | Les retards viennent d'une règle explicite, pas d'un ressenti |
Source locale Gemarcur: principes de refonte, décrits dans sources.md.
Décisions d'interface
Préférer les verbes métier
Un bouton "Valider" est trop vague. Préférer "Proposer l'admission", "Transmettre au CGEA", "Générer le rapport", "Marquer la créance contestée". Un réduit l'ambiguïté.
Afficher l'origine des données
Une donnée issue d'un jugement, d'un import, d'un courrier ou d'une saisie interne n'a pas le même niveau de confiance ni la même manière d'être corrigée. L' doit rester visible.
Tableaux de bord vraiment utiles
Risque délai
Dossiers avec déclaration, relevé, audience, rapport, publication ou action sociale proche de l'échéance.
Passif bloqué
Créances incomplètes, discutées, en attente d'observation du débiteur, ou sans proposition dans le délai de travail interne.
Social urgent
Salariés sans pièces, relevés non transmis, avances reçues non reversées, attestations manquantes.
Actif dormant
Biens recensés sans estimation, contrats non qualifiés, offres sans décision, cessions sans encaissement.
Compta à rapprocher
Mouvements bancaires non rapprochés, paiements préparés non validés, distributions non justifiées.
Documents à produire
Rapports, courriers, convocations, relevés ou notifications attendus par événement de procédure.
Invariants de conception
| Invariant | Pourquoi | Test simple |
|---|---|---|
| Un montant a toujours une nature et un statut | Déclaré, admis, garanti et payé ne sont pas interchangeables | Peut-on filtrer les créances par montant contesté ou admis ? |
| Une personne peut avoir plusieurs rôles | Dirigeant, caution, créancier ou contact peuvent se recouper | Peut-on changer le rôle sans dupliquer la fiche ? |
| Une action sensible laisse une trace | Le dossier doit être explicable après coup | Peut-on savoir qui a modifié une proposition d'admission ? |
| Un document doit être contextualisé | Le fichier seul ne dit pas ce qu'il prouve | Depuis une créance, voit-on les pièces justificatives ? |
| Un import officiel est une source, pas une vérité silencieuse | Les écarts doivent être résolus, pas écrasés | Un changement BODACC déclenche-t-il une revue ? |
| Une clôture doit geler les parties critiques | Éviter les corrections invisibles après comptes et rapports | Les écritures post-clôture exigent-elles un motif ? |
Anti-patterns à éviter
Le méga formulaire
Tout mettre dans une fiche dossier produit une saisie longue, mais pas un pilotage. Mieux vaut des blocs métier avec actions et statuts.
Le statut cosmétique
Un statut sans règle, sans action suivante et sans conséquence de permission devient une étiquette inutile.
La GED poubelle
Des milliers de fichiers classés par dossier mais non reliés aux créances, actifs, salariés ou audiences deviennent impossibles à auditer.
La compta déconnectée
Un paiement sans lien vers créance, décision ou distribution oblige à refaire l'histoire à la main.
L'automatisation opaque
Un import ou calcul qui modifie le dossier sans explication détruit la confiance des collaborateurs.
Le rôle unique
Penser seulement "mandataire" masque le travail des collaborateurs passif, social, compta et secrétariat.
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